Portal do cliente: por que e como implementar

Seus clientes enviam emails para saber como esta o projeto. Voce gasta tempo preparando relatorios de acompanhamento que ninguem le por completo. As aprovacoes se perdem em threads interminaveis. E se tudo isso pudesse desaparecer gracas a um portal do cliente bem projetado? Neste artigo, veremos por que o portal do cliente se tornou uma ferramenta indispensavel para as agencias e como implementa-lo de forma eficaz.

Os limites do email no relacionamento com o cliente

O email continua sendo a ferramenta de comunicacao mais utilizada nas empresas. Mas para a gestao de projetos com clientes, tornou-se um handicap importante:

• As informacoes estao dispersas. Aprovacoes, feedbacks, documentos e faturas estao espalhados em dezenas de threads. Encontrar uma informacao especifica pode levar 15 minutos.
• As versoes se multiplicam. O cliente envia feedback por email, voce responde com uma nova versao, ele responde a um thread antigo... Depois de tres idas e vindas, ninguem sabe qual e a versao correta.
• A transparencia e nula. O cliente nao sabe como esta o projeto sem enviar um email para perguntar. E voce precisa interromper seu trabalho para responder. E uma perda de tempo para ambos os lados.
• Os lembretes se acumulam. "Voce aprovou o orcamento?", "Voce assinou o contrato?", "Voce pagou a fatura?" Esses emails de acompanhamento consomem muito tempo e prejudicam o relacionamento com o cliente.

O portal do cliente resolve todos esses problemas oferecendo ao seu cliente um espaco unico onde ele pode acompanhar o andamento dos projetos, aprovar entregaveis, consultar faturas e se comunicar com a sua equipe.

O que um bom portal do cliente oferece

Um portal do cliente nao precisa ser complicado. Deve ser simples, intuitivo e entregar valor imediato. Aqui estao as funcionalidades essenciais:

Visibilidade sobre o andamento dos projetos

O cliente acessa e ve imediatamente o status de cada projeto. Tarefas em andamento, tarefas concluidas, proximos passos. Nao e mais preciso enviar um email semanal: ele tem a informacao em tempo real. Isso reduz os emails de acompanhamento de 60 a 80 % em media.

Aprovacao de entregaveis

Em vez de enviar um PDF por email e esperar um "OK, esta bom" em um thread, o cliente aprova diretamente no portal. O historico de aprovacoes fica registrado, com data, hora e nome do aprovador. Acabaram-se os "eu achava que ja estava aprovado".

Acesso a documentos e faturas

Orcamentos, contratos, faturas, entregaveis: tudo acessivel pelo portal. O cliente nao precisa mais vasculhar emails para encontrar uma fatura de seis meses atras. E uma economia de tempo para ele e para voce.

Comunicacao centralizada

As trocas acontecem no contexto do projeto, nao em um email generico. Cada comentario esta vinculado a uma tarefa ou entregavel especifico. O historico e completo e pode ser consultado a qualquer momento.

Um portal do cliente nao e um capricho tecnologico. E uma ferramenta de profissionalizacao que transforma a percepcao que seus clientes tem da sua agencia. Voce passa de "fornecedor que responde emails" para "parceiro organizado e transparente".

Implementacao com o Clynt

Com o Clynt, o portal do cliente esta integrado nativamente na plataforma. Sem modulo adicional para comprar, sem configuracao complexa. Veja como funciona:

• Convite com um clique. Convide seu cliente para o projeto com o papel "Cliente". Ele recebe um email com um link para criar sua conta. Em dois minutos, tem acesso ao seu espaco.
• Permissoes granulares. Voce controla exatamente o que o cliente ve. Ele pode ver o andamento das tarefas sem ver as discussoes internas. Pode consultar suas faturas sem acessar dados de rentabilidade.
• Interface dedicada. O cliente ve uma interface simplificada, adaptada as suas necessidades. Sem menus complexos, sem funcionalidades desnecessarias. Apenas o que ele precisa para acompanhar seus projetos.
• Notificacoes inteligentes. O cliente e notificado quando uma tarefa que lhe diz respeito avanca, quando um documento e compartilhado, quando uma fatura e emitida. Nao precisa acessar para saber se ha novidades.
• Assinatura e pagamento online. O cliente pode assinar orcamentos e contratos, e pagar faturas diretamente pelo portal. O ciclo completo, da proposta ao pagamento, acontece sem email.

O ROI de um portal do cliente

Implementar um portal do cliente nao e apenas uma questao de conforto. E um investimento que se mede em euros:

• Menos emails de acompanhamento. Em media, uma agencia envia entre 30 e 50 emails de acompanhamento por cliente por mes. Com um portal, esse numero cai para menos de 10. Para um gerente de projeto que atende 8 clientes, sao varias horas recuperadas por semana.
• Aprovacoes mais rapidas. Entregaveis que levavam de 3 a 5 dias para serem aprovados (esperando o cliente ver o email, abrir, responder) sao aprovados em 24 horas em media quando o cliente tem um portal dedicado.
• Reducao da inadimplencia. Quando o cliente acessa suas faturas com um clique e pode pagar online imediatamente, o prazo medio de pagamento diminui 40 %. Menos cobranças, menos caixa imobilizado.
• Melhoria na retencao de clientes. Um cliente que tem visibilidade sobre seus projetos e um cliente que se sente valorizado. Ele renova com mais facilidade, recomenda sua agencia e tolera melhor as inevitaveis fricoes de um projeto.
• Imagem profissional. Em uma licitacao ou em uma indicacao, "temos um portal do cliente dedicado" faz a diferenca. E um argumento comercial concreto que diferencia sua agencia dos concorrentes que ainda gerenciam tudo por email.

O portal do cliente nao e mais um "nice to have". Tornou-se um padrao de qualidade esperado pelos clientes, especialmente em agencias de comunicacao, consultorias e empresas de servicos de TI. Se voce ainda nao implementou o seu, seus concorrentes provavelmente ja o fizeram. A boa noticia e que e mais simples de implantar do que voce imagina.