A maioria das agencias conhece a sua faturacao. Muito menos conhecem a rentabilidade real de cada projeto. A diferenca entre ambas reside no controlo de tempo. Quando sabe exatamente quantas horas cada projeto consome, pode calcular margens precisas, identificar desvios e tomar decisoes informadas. Eis como implementar esta combinacao vencedora.
À retenir
- O faturamento sozinho nao revela a rentabilidade real de um projeto.
- Um time tracking simples e bem explicado e adotado por toda a equipe.
- Os dados de tempo transformam estimativas futuras em decisoes confiaveis.
Porque e que a faturacao nao e suficiente
Um projeto faturado em 15.000 euros parece rentavel. Mas se a sua equipa dedicou 300 horas em vez das 150 estimadas, com um custo interno medio de 60 euros por hora, esse projeto custou-lhe na realidade 18.000 euros a produzir. Perdeu 3.000 euros. Sem controlo de tempo, nunca sabera. Continuara a aceitar projetos semelhantes ao mesmo preco, e a sua margem continuara a deteriorar-se.
A rentabilidade calcula-se projeto a projeto, nao como uma media global. Um cliente que representa 30 % da sua faturacao mas consome 50 % das suas horas e um cliente que trava o seu crescimento. Esta verdade e invisivel sem dados de tempo fiaveis.
Como calcular a margem real de um projeto
O calculo e simples no principio, mas exige dados que muitas agencias nao recolhem:
- Receita do projeto: montante total faturado ao cliente
- Custo interno: horas dedicadas multiplicadas pela taxa horaria interna de cada colaborador (salario com encargos dividido pelas horas produtivas anuais)
- Custos externos: subcontratacao, licencas, compras especificas do projeto
- Margem bruta: receita menos custos internos e externos
- Taxa de margem: margem bruta dividida pela receita, em percentagem
Uma taxa de margem saudavel para uma agencia de servicos situa-se entre 40 % e 60 %. Abaixo de 30 %, o projeto nao e viavel a longo prazo. Acima de 60 %, provavelmente tem falta de pessoal e esta a beira do esgotamento. O objetivo e manter uma margem constante e previsivel, nao maximizar cada projeto individualmente.
Implementar o controlo de tempo sem gerar resistencia na equipa
O controlo de tempo tem ma reputacao. Muitos colaboradores veem-no como uma ferramenta de vigilancia, um ataque a sua autonomia. E nao estao errados quando e mal implementado. Um controlo de tempo punitivo que serve para apontar o dedo aos que "rendem menos" e contraproducente. Eis como abordar a questao de outra forma:
Explicar o porque antes do como
Antes de implementar uma ferramenta, reuna a equipa e explique o objetivo. Nao se trata de vigiar, mas de compreender para onde vai o tempo para estimar melhor os projetos, negociar melhor os precos e detetar desvios antes que seja tarde demais. Quando um colaborador compreende que o controlo de tempo tambem protege o seu equilibrio de carga de trabalho, a resistencia diminui.
Tornar o registo o mais simples possivel
Se registar o tempo exige abrir uma ferramenta separada, procurar o projeto certo numa lista de 200 entradas e preencher cinco campos, ninguem o fara. O controlo de tempo deve estar integrado na ferramenta de gestao de tarefas. Um botao "iniciar" em cada tarefa, um cronometro a correr e uma paragem quando se muda de tarefa. Dois cliques, nao mais.
Aceitar a imprecisao inicial
Nas primeiras semanas, os dados serao imperfeitos. Esquecimentos, estimativas aproximadas, tarefas mal atribuidas. E normal. O importante e criar o habito. Apos um mes, os dados tornam-se fiaveis. Apos tres meses, tornam-se estrategicos.
O controlo de tempo nao e uma ferramenta de vigilancia. E uma ferramenta de conhecimento. Conhecer o custo real por projeto e a diferenca entre dirigir a sua agencia e ser dirigido por ela.
Transformar os dados em decisoes
Ter dados de tempo nao serve de nada se ninguem os analisar. Eis os indicadores a acompanhar todos os meses:
- Margem por projeto: identifique os projetos rentaveis e os que nao o sao. Procure padroes. E um tipo de projeto? Um cliente? Um gestor de projeto?
- Taxa de utilizacao: percentagem do tempo dedicado a tarefas faturaveis vs. nao faturaveis (reunioes internas, administracao, formacao). Uma taxa saudavel situa-se entre 65 % e 80 %.
- Desvio estimativa vs. real: compare sistematicamente o tempo estimado com o tempo real. Se um tipo de tarefa e consistentemente subestimado, ajuste os seus parametros.
- Rentabilidade por cliente: alguns clientes sao mais exigentes do que outros. Aqueles que pedem muitas revisoes, reunioes ou suporte nao faturado reduzem a sua margem mesmo quando o montante do orcamento parece correto.
O impacto na estimativa de projetos futuros
Apos seis meses de controlo de tempo, tera a sua disposicao uma base de dados valiosa para estimar os proximos projetos. Sabera que a reformulacao de um site institucional demora em media 120 horas, que a fase de testes representa sempre 20 % do tempo total e que projetos com mais de tres interlocutores do lado do cliente exigem 30 % mais tempo.
Estes dados permitem-lhe orcar com mais precisao, negociar melhor com os seus clientes e recusar projetos cujo orcamento e manifestamente insuficiente. E um circulo virtuoso: estimativas mais precisas levam a projetos melhor calibrados, que por sua vez geram dados ainda mais fiaveis.
O controlo de tempo e a rentabilidade sao inseparaveis. Um sem o outro serve de pouco. Juntos, transformam a sua agencia de uma estrutura que trabalha muito numa que trabalha bem. E e essa diferenca que garante a sustentabilidade de uma empresa de servicos.